Onay Şablonları
Onay şablonu, bir kayıt onaya girdiğinde hangi adımlardan geçeceğini ve her adımı kimin onaylayacağını belirler. Onay Şablonları ekranı şirketinizdeki bütün şablonları listeler.
Hakediş, ceza itirazı, avans gibi kayıtlar onaya girerken bu şablonlardan birini kullanır.
Ne zaman kullanılır
- Şirketin onay akışlarını görmek için.
- Yeni bir onay şablonu kurmak ya da hazır bir şablondan başlamak için.
- Bir şablonu düzenlemek, pasifleştirmek ya da silmek için.
Adım adım
1. Listeyi okuyun
Her satırda Şablon Adı, Konu, Adım sayısı, Varsayılan, Aktif, Devam Eden Talep ve Oluşturma yazar.
Konu, şablonun hangi kayıt türü için olduğunu gösterir, örneğin İnşaat Hakedişi ya da Ceza İtirazı. Varsayılan sütununda Evet yazan şablon, o konunun varsayılan şablonudur. Aktif sütunu şablonun kullanıma açık (Aktif) ya da kapalı (Pasif) olduğunu gösterir.
Devam Eden Talep sütunu bu şablonla açılmış ve hâlâ süren talepleri sayar: taslak, bekleyen ve üst kademeye iletilmiş talepler. Bu sayı varken yanında adımlar kilitli yazar ve şablonun adımları değiştirilemez.
2. Şablonu bulun
Ara kutusuna şablon adını yazın. Konu ve Durum kutularından seçim yapabilirsiniz. Detaylı Filtre penceresinde ayrıca Proje seçilir. Askıdaki projeler bu kutuda çıkmaz.
Hiçbir şablon uymazsa Eşleşen şablon yok yazar. Filtreleri Temizle düğmesiyle bütün listeye dönersiniz.
3. Hazır şablondan başlayın
Hazır Şablondan Oluştur düğmesi listenin üstünde bir bölüm açar.
- Hazır şablon listesinden birini seçin: Küçük Firma, Standart İnşaat Firması, Büyük Firma · Paralel İnceleme, Koşullu Genel Müdür Onayı, Seviye Tespit · Standart, Hakediş · İmzalı ya da Ceza İtirazı · İdare Kararı. Her birinin yanında kaç adımlı olduğu yazar.
- Konu listesinden şablonun hangi kayıt türü için olduğunu seçin.
- Şablonu bu konunun varsayılanı yapmak isterseniz Bu konu için varsayılan seçeneğini açın.
Oluştur düğmesi şablonu kurar ve düzenleme sayfasını açar. Adımları orada değiştirebilirsiniz. Bölümü kapatmak için Hazır Şablondan Oluştur düğmesine yeniden tıklayın.
4. Yeni şablon kurun
Yeni Şablon düğmesi boş bir şablon sayfası açar. Adımları siz tanımlarsınız. Ayrıntısı Yeni Onay Şablonu sayfasında anlatılır.
5. Şablonu düzenleyin, pasifleştirin ya da silin
Satırın sonundaki düğmeler:
- Kalem düğmesi şablonun düzenleme sayfasını açar.
- Pasifleştir şablonu kullanıma kapatır. Pasif şablonda bu düğmenin yerine Aktifleştir çıkar.
- Sil şablonu kalıcı olarak siler. Önce bir onay penceresi açılır.
Şablonla açılmış en az bir talep varsa Sil düğmesi basılamaz. Talep kapanmış ya da iptal edilmiş olsa bile şablon silinemez. Bu durumda şablonu pasifleştirin.
6. Şablonun nasıl seçildiğini bilin
Bir kayıt onaya girdiğinde şablon şöyle seçilir:
- Kaydın projesine bağlı aktif bir şablon varsa o kullanılır. Birden fazla varsa varsayılan olanı, o da yoksa en eskisi seçilir.
- Yoksa o konu için tüm şirkete açık varsayılan şablon kullanılır.
Pasif şablonlar seçilmez. Hakediş ve ceza itirazı gibi konularda hiç şablon yokken kayıt onaya girerse, sistem o konu için varsayılan bir şablonu kendisi kurar.
Dikkat edilecekler
- Onay Şablonları'nı şirket sahibi, yönetici, proje müdürü, muhasebeci, ihale sorumlusu ve saha mühendisi görür. Şablon kurmayı, değiştirmeyi, pasifleştirmeyi ve silmeyi yalnız şirket sahibi ve yönetici yapabilir. Diğer rollerde düğmeler görünür ama işlem yapılamaz.
- Bir konu için tüm şirkete açık yalnız bir varsayılan şablon olabilir. Projeye bağlı şablonlarda her projenin de bir varsayılanı olabilir. Pasif bir varsayılan şablon da bu yeri tutar.
- Bir konunun varsayılan şablonunu pasifleştirmeden önce yerine yenisini kurun. Yoksa o konudaki kayıtlar onaya gönderilemeyebilir.
- Devam eden talebi olan şablonun adımları değiştirilemez. Adımları değiştirmek için yeni bir şablon kurup eskisini pasifleştirin.
Geri alınamayanlar
- Sil şablonu kalıcı olarak siler. Bu işlem geri alınamaz.
Sık sorulanlar
Listede benim kurmadığım varsayılan şablonlar var, neden?
Bir konu için hiç şablon yokken kayıt onaya girdiğinde sistem o konu için varsayılan bir şablon kurar. Bu şablonları düzenleyebilirsiniz.
Şablonu neden silemiyorum?
Şablonla açılmış en az bir talep varsa silinemez, talep kapanmış olsa bile. Soluk Sil düğmesinin üzerine gelince kaç talep olduğu yazar. Şablonu pasifleştirebilirsiniz.
Yeni Şablon düğmesine basıyorum ama kaydedemiyorum, neden?
Şablon kurmayı ve değiştirmeyi yalnız şirket sahibi ve yönetici yapabilir. Diğer rollerde düğmeler görünür ama kayıt yapılamaz.