Gruplar
Gruplar, kullanıcıların hangi projeleri göreceğini belirler. Bir grup üyelerden ve projelerden oluşur: gruba üye olan kişi, grubun erişimi olan bütün projeleri görür.
Şirket sahibi ve yönetici bütün projeleri rolünden görür. Diğer roller projeleri yalnız üyesi oldukları gruplar üzerinden görür.
Her şirketin bir taban grubu vardır: Genel. Yeni kullanıcılar ve yeni projeler bu gruba bağlanır.
Ne zaman kullanılır
- Bir ekibe hangi projelerin açık olduğunu görmek için.
- Yeni bir ekip grubu açmak için.
- Bir grubu geçici olarak kapatmak ya da silmek için.
Adım adım
1. Grubu bulun
Ara kutusuna grubun adından ya da açıklamasından bir parça yazın. Durum kutusundan Aktif ya da Pasif seçebilirsiniz. Filtrele düğmesi listeyi daraltır, Temizle seçimleri siler.
Başlıkta grup sayısı yazar, örneğin Gruplar (4).
2. Listeyi okuyun
Her satırda şunlar var:
- Grup: grubun adı, altında açıklaması.
- Erişen kişi: grubun projelerine erişen kişi sayısı. Şirket sahibi ve yönetici de bu sayıya girer.
- Proje: grubun erişimi olan proje sayısı.
- Durum: Aktif ya da Pasif.
- Oluşturma: grubun açıldığı tarih.
Grup ve Oluşturma başlıklarına tıklayarak listeyi sıralayabilirsiniz.
3. Satır düğmelerini kullanın
Satırın sonundaki düğmeler:
- Göz düğmesi (Görüntüle) grubun sayfasını açar.
- Kalem düğmesi (Düzenle) grubun adını, açıklamasını ve aktifliğini değiştirdiğiniz sayfayı açar.
- Pasifleştir grubu kapatır. Pasif grupta bu düğmenin yerinde Aktifleştir çıkar.
- Sil grubun sayfasını, silme penceresi açık olarak açar.
Pasifleştir ve Aktifleştir önce bir onay penceresi açar. Grubu Pasifleştir penceresinde, pasif gruptaki üyelerin grubun projelerine erişemeyeceği yazar. Grubun üstlendiği bekleyen onay adımları varsa, kaç adımın üstlenecek kimsesiz kalacağı da yazar.
4. Son erişim penceresini tanıyın
Bir projeye erişimi olan tek grup bu grupsa, grubu pasifleştirmek o projeyi gruplardan yoksun bırakır. Bu durumda Projeye erişebilen grup kalmıyor penceresi açılır.
Pencerede etkilenecek projeler ve erişimini kaybedecek üyeler listelenir. Taban gruba devret ve uygula düğmesi projeyi taban gruba (Genel) devreder ve işlemi tamamlar. Vazgeç hiçbir şeyi değiştirmez.
5. Yeni grup açın
Yeni Grup düğmesi yeni grup sayfasını açar. Anlatımı Yeni Grup sayfasındadır.
6. Listeyi dışa aktarın
Dışa aktar düğmesi, aramanıza ve durum seçiminize uyan grupları Excel dosyası olarak indirir. Dosyada grubun adı, açıklaması, tipi, erişen kişi ve proje sayısı, durumu ve oluşturma tarihi bulunur.
Saatte en çok 3 kez dışa aktarabilirsiniz.
Dikkat edilecekler
- Gruplar ekranını bütün roller görür.
- Grup açmayı ve grupları yönetmeyi şirket sahibi, yönetici, proje müdürü ve ihale sorumlusu yapabilir. Proje müdürü ve ihale sorumlusu yalnız kendi açtıkları grupları yönetir; diğer grupların satırında yalnız göz düğmesini görür.
- Muhasebeci ve saha mühendisi grupları yalnız görüntüler.
- Dışa aktar düğmesini yalnız şirket sahibi ve yönetici görür.
- Taban grup (Genel) silinemez ve pasifleştirilemez. Satırındaki bu iki düğme basılamaz.
- Pasif gruptaki üyeler grubun projelerine erişemez.
Geri alınamayanlar
- Silinen grup geri getirilemez. Grubu geçici olarak kapatmak için Pasifleştir düğmesini kullanın.
Sık sorulanlar
Bir kullanıcı bir projeyi neden göremiyor?
Kullanıcı projeleri üyesi olduğu gruplar üzerinden görür. Projeye erişimi olan bir grubu bulun ve kullanıcıyı o gruba ekleyin. Grubun aktif olduğunu da kontrol edin.
Genel grubu neden silinemiyor?
Genel, şirketinizin taban grubudur. Yeni kullanıcılar ve yeni projeler bu gruba bağlanır. Bu yüzden silinemez ve pasifleştirilemez. Üyelerini ve proje erişimlerini ise değiştirebilirsiniz.
Pasifleştirmekle silmek arasındaki fark nedir?
Pasif grup kayıtlı kalır, üyeleri ve projeleri durur ama üyeler grubun projelerine erişemez. Aktifleştir ile yeniden açılır. Silinen grup ise geri gelmez.