Yeni Onay Şablonu
Bu sayfada sıfırdan bir onay şablonu kurarsınız. Önce şablonun bilgilerini girer, sonra adımları sırayla tanımlar ve her adımı kimin onaylayacağını seçersiniz.
Ne zaman kullanılır
- Hazır şablonların karşılamadığı bir onay akışı kurmak için.
- Bir projeye ya da bir konuya özel onay zinciri tanımlamak için.
Adım adım
1. Sayfayı açın
Onay Şablonları ekranında Yeni Şablon düğmesine tıklayın.
2. Şablon bilgilerini girin
Şablon Bilgileri kartında:
- Şablon adı zorunludur, en çok 100 karakter olabilir.
- Konu zorunludur: şablonun hangi kayıt türü için olduğu. Konu kaydedildikten sonra değiştirilemez.
- Açıklama isteğe bağlıdır, en çok 500 karakter olabilir. Bu şablonu seçen kullanıcılar bu metni görür.
- Proje kapsamı boş kalırsa şablon bütün projeler için geçerlidir. Bir proje seçerseniz şablon o projeye bağlanır. Askıdaki projeler listede çıkmaz.
- Endüstri kutusundan şablonu bir sektörle işaretleyebilirsiniz. Boş bırakmak bütün sektörler demektir.
- Bu konu için varsayılan seçeneğini açarsanız şablon bu konunun varsayılanı olur.
- Aktif (kullanıma açık) seçeneği açık gelir. Kapalı şablon kullanılmaz.
3. Adımları tanımlayın
Sayfa bir adımla açılır. Her adım bir karttır. Kartın başında adımın sırası, adı ve kime atandığı yazar.
- Adım adı zorunludur, en çok 100 karakter olabilir.
- Adım tipi: Tekli onay ya da Paralel onay.
- Tekli onayda Atama tipi seçilir: Rol ya da Belirli kullanıcı. Role atanan adım, o rolde olan ve talebin projesine erişimi bulunan kişilere düşer. O projede bu rolde kimse yoksa adım atlanır.
- Paralel onayda Tamamlanma kuralı seçilir: Tümü onaylamalı ya da En az biri onaylamalı. Ardından Atanan ekle ile her atanan için rol ya da kullanıcı seçilir. En az bir atanan gerekir.
- Süre limiti (saat) adımın ne kadar bekleyebileceğidir. Boş kalırsa süre sınırı yoktur.
- Hatırlatma (saat önce) sürenin dolmasına kaç saat kala hatırlatılacağıdır. Boş kalırsa hatırlatma yapılmaz.
4. Adımın kurallarını seçin
Kartın altındaki seçenekler adımın kurallarıdır:
- Dijital imza: onaylayan kişi onaylarken PIN'ini girer ve profil imzası onaya eklenir.
- Yorum zorunlu: onaylarken yorum yazmak zorunlu olur.
- Belge eki zorunlu: onaylarken en az bir dosya eklenir.
- Reddedilebilir ve İade edilebilir açık gelir. Kapatırsanız bu adımda ret ya da iade yapılamaz.
- Atandığında bildir: adım sahibine bildirim gider. Açık gelir.
- Süre dolmadan hatırlat: hatırlatma saatinde uyarı gider. Açık gelir.
- Süre aşılırsa üst makama ilet: açarsanız Kaç saat sonra iletilsin ve İletilecek rol alanları çıkar ve ikisi de doldurulur. Adımın süre limiti dolunca talep bu role iletilir. Süre limiti boşsa iletme yapılmaz.
- Koşullu atlama: şart sağlanırsa adım atlanır. Alan, Operatör ve Değer seçilir. Seçilen konu için koşul alanı yoksa seçenek kapalı kalır ve Bu kayıt türü için koşul alanı tanımlı değil yazar.
5. Adımları sıralayın ve düzenleyin
Adım Ekle düğmesi listenin sonuna yeni bir adım ekler. Kartın sağındaki oklarla adımı yukarı ya da aşağı taşırsınız. Ok düğmesi kartı açar ya da kapatır. Çöp kutusu adımı siler.
Sayfanın üstünde ve altında kaç adım olduğu yazar.
6. Kaydedin
Kaydet düğmesi şablonu kurar ve Onay Şablonları listesine döner. Eksik ya da hatalı alan varsa Lütfen eksik / hatalı alanları düzeltin. uyarısı çıkar ve hatalı kart açılır. Hiç adım yoksa En az bir adım ekleyin. yazar.
Vazgeç ya da Geri düğmesi bir onay penceresi açar. İptal et derseniz kaydedilmemiş değişiklikler kaybolur. Geri dön sayfada kalmanızı sağlar.
Dikkat edilecekler
- Şablon kurmayı yalnız şirket sahibi ve yönetici yapabilir. Diğer rollerde sayfa açılır ama kayıt yapılamaz.
- Bir konu için tüm şirkete açık yalnız bir varsayılan şablon olabilir. Aynı konuda ikinci bir varsayılan kaydetmek istediğinizde uyarı çıkar.
- Role atanan adımda o projede bu rolde kimse yoksa adım atlanır. İmza ya da belge isteyen adım atlanmaz, üst role devredilir.
- İmza isteyen adımı onaylayacak kişinin PIN'i kurulu ve profil imzası yüklü olmalıdır.
Sık sorulanlar
Koşullu atlama neden kapalı?
Koşul, kaydın onaya girerken taşıdığı bilgilere bakar. Seçilen konu için kullanılabilecek bir alan yoksa seçenek açılmaz. Önce Konu seçin; alan varsa seçenek açılır.
Hazır bir şablondan başlayabilir miyim?
Evet. Onay Şablonları ekranındaki Hazır Şablondan Oluştur düğmesiyle bir hazır şablon seçin. Şablon kurulur ve düzenleme sayfası açılır.