قالب موافقة جديد
في هذه الصفحة تبني قالب موافقة من البداية. تُدخل أولًا معلومات القالب، ثم تحدد الخطوات بالترتيب وتختار من يوافق على كل خطوة.
متى تستخدمها
- لبناء مسار موافقة لا تغطيه القوالب الجاهزة.
- لتحديد سلسلة موافقة خاصة بمشروع أو بموضوع.
خطوة بخطوة
1. افتح الصفحة
في شاشة قوالب الموافقة انقر على زر قالب جديد.
2. أدخل معلومات القالب
في بطاقة معلومات القالب:
- اسم القالب إلزامي، بحد أقصى 100 حرف.
- الموضوع إلزامي، وهو نوع السجل الذي يُوضع له القالب. ولا يمكن تغيير الموضوع بعد الحفظ.
- الوصف اختياري، بحد أقصى 500 حرف، ويراه المستخدمون الذين يختارون هذا القالب.
- إذا تُرك نطاق المشروع فارغًا يسري القالب على كل المشاريع. وإذا اخترت مشروعًا يرتبط القالب به. ولا تظهر المشاريع الموقوفة في القائمة.
- يمكنك من مربع القطاع ربط القالب بقطاع، وتركه فارغًا يعني كل القطاعات.
- فعّل افتراضي لهذا الموضوع لجعل القالب الافتراضي لهذا الموضوع.
- نشط (متاح للاستخدام) مفعّل من البداية، والقالب غير المفعّل لا يُستخدم.
3. حدّد الخطوات
تُفتح الصفحة بخطوة واحدة، وكل خطوة بطاقة يظهر في أعلاها ترتيب الخطوة واسمها ولمن أُسندت.
- اسم الخطوة إلزامي، بحد أقصى 100 حرف.
- نوع الخطوة: موافقة فردية أو موافقة متوازية.
- في الموافقة الفردية يُختار نوع الإسناد: دور أو مستخدم محدد. والخطوة المسندة إلى دور تذهب إلى أصحاب هذا الدور الذين يصلون إلى مشروع الطلب، وإذا لم يكن أحد بهذا الدور في المشروع تُتخطى الخطوة.
- في الموافقة المتوازية تُختار قاعدة الإكمال: يجب أن يوافق الجميع أو تكفي موافقة واحد على الأقل. ثم يُختار بزر إضافة مسنَد دور أو مستخدم لكل مسنَد، ويلزم مسنَد واحد على الأقل.
- الحد الزمني (ساعات) هو المدة التي يمكن أن تنتظرها الخطوة، وإذا تُرك فارغًا فلا حد زمني.
- تذكير (قبل بساعات) هو عدد الساعات قبل انتهاء المهلة التي يُرسل فيها التذكير، وإذا تُرك فارغًا لا يُرسل تذكير.
4. اختر قواعد الخطوة
الخيارات أسفل البطاقة هي قواعد الخطوة:
- توقيع رقمي: يُدخل الموافق رمز PIN عند الموافقة ويُضاف توقيع ملفه الشخصي إلى الموافقة.
- التعليق إلزامي: تصبح كتابة تعليق إلزامية عند الموافقة.
- المرفق إلزامي: يُضاف ملف واحد على الأقل عند الموافقة.
- قابل للرفض وقابل للإعادة مفعّلان من البداية، وإذا عطّلتهما فلا يمكن الرفض أو الإعادة في هذه الخطوة.
- إشعار عند الإسناد: يصل إشعار إلى صاحب الخطوة، وهو مفعّل من البداية.
- تذكير قبل انتهاء المهلة: يُرسل تنبيه في ساعة التذكير، وهو مفعّل من البداية.
- التصعيد عند تجاوز المهلة: عند تفعيله يظهر مربعا التصعيد بعد (ساعات) والدور المصعَّد إليه ويجب ملؤهما. وعندما ينتهي الحد الزمني للخطوة يُحال الطلب إلى هذا الدور، وإذا كان الحد الزمني فارغًا فلا يُحال شيء.
- تخطٍّ شرطي: تُتخطى الخطوة عند تحقق الشرط، وتختار الحقل والمعامل والقيمة. وإذا لم يكن للموضوع المختار حقل شرط يبقى الخيار معطّلًا وتظهر عبارة لا يوجد حقل شرط معرّف لهذا النوع من السجلات.
5. رتّب الخطوات وعدّلها
زر إضافة خطوة يضيف خطوة جديدة في آخر القائمة. وتنقل الخطوة لأعلى أو لأسفل بالأسهم على طرف البطاقة، وزر الطي يفتح البطاقة أو يغلقها، وزر سلة المهملات يحذف الخطوة.
يظهر عدد الخطوات في أعلى الصفحة وأسفلها.
6. احفظ
زر حفظ يبني القالب ويعيدك إلى قائمة قوالب الموافقة. وإذا نقص مربع أو كان خاطئًا تظهر رسالة يرجى تصحيح الحقول الناقصة/غير الصحيحة. وتُفتح البطاقة التي فيها الخطأ. وإذا لم تكن هناك خطوات تظهر عبارة أضف خطوة واحدة على الأقل.
زرا إلغاء ورجوع يفتحان نافذة تأكيد. فإذا اخترت تجاهل تُفقد التغييرات غير المحفوظة، ويُبقيك رجوع في الصفحة.
انتبه إلى
- لا يبني القوالب إلا مالك الشركة والمدير، أما الأدوار الأخرى فتُفتح لها الصفحة لكن لا يمكنها الحفظ.
- لا يكون للموضوع إلا قالب افتراضي واحد على مستوى الشركة، وإذا حاولت حفظ قالب افتراضي ثانٍ لنفس الموضوع تظهر رسالة تنبيه.
- في الخطوة المسندة إلى دور، إذا لم يكن أحد بهذا الدور في المشروع تُتخطى الخطوة. أما الخطوة التي تطلب توقيعًا أو مستندًا فلا تُتخطى بل تُحال إلى دور أعلى.
- يجب أن يكون لدى من يوافق على خطوة تطلب توقيعًا رمز PIN مُعدّ وتوقيع مرفوع في ملفه الشخصي.
الأسئلة الشائعة
لماذا خيار التخطي الشرطي معطّل؟
الشرط ينظر إلى المعلومات التي يحملها السجل عند دخوله الموافقة. وإذا لم يكن للموضوع المختار حقل يمكن استخدامه فلا يُفتح الخيار. اختر الموضوع أولًا، فإن وُجد حقل يُفتح الخيار.
هل يمكنني البدء من قالب جاهز؟
نعم. استخدم زر إنشاء من قالب جاهز في شاشة قوالب الموافقة واختر قالبًا جاهزًا، فيُبنى القالب وتُفتح صفحة تعديله.